Die Herausforderung der digitalisierten und automatisierten Belegerfassung für Steuerberater

Die vollständig digitalisierte und automatisierte Belegerfassung beschäftigt viele Steuerberater und Unternehmer. Wie kann ich den Prozess des Rechnungswesens vereinfachen, ohne Fehler zu produzieren?

Ich bin im Gespräch mit Gerd Schaffer, Geschäftsführer und Gründer von manubu gmbh. Wir haben uns der Frage gewidmet: Wie schaffe ich es einen nahtlosen Prozess von der Belegerfassung beim Unternehmer bis ins System der Steuerberatungskanzlei zu erhalten?

Speziell dann, wenn die Unternehmer unterschiedliche Systeme zur Erfassung und Erstellung ihrer Belege verwenden. Das ist ein Thema, welches ich beinahe ständig in den Gesprächen mit Steuerberatern höre. Die Veröffentlichung des Interviews in den nächsten Tagen.

Wir sprechen über

  • OCR
  • Schnittstellenthematik Mensch – Maschine – Kanzlei
  • eRechnungen und XML
  • uvm.

Wie dieses Problem zu lösen ist und das es eher von der strategischen Seite, als der technischen angepackt werden muss, das ist vielen nicht klar.

Und das obwohl es die technische Lösung bereits seit über 10 Jahren fix fertig gibt.

Weiterführende Links:

Das ist so, als ob man eine VHS Recorder nimmt und mit einem Adapter "digitalisiert"!"

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Jetzt haben wir natürlich das Problem, dass wir in der Welt sind, wo man sagen, auf der einen Seite haben wir einen digitalen CD-Player auf der anderen Seite habe meinen digitalen Fernseher und dazwischen habe ich ein SCAT Kabel.

Wie schaffe ich es als Steuerberater, einen komplett nahtlosen digitalisierten und automatisierten Workflow zu haben von der Belegerfassung meines Klienten bis hin zu meinem Kanzleisystem, zur Weiterverarbeitung? Welche an Euro bekommen würde für eine Frage, die mir immer wieder gestellt werde, dann will ich mir diese Frage aussuchen, weil die bekomme ich jedes Mal gestellt. Natürlich, das ist auch einer der größten Flaschenhälse, die Steuerberater momentan haben, nämlich auf einer Seite den Unternehmer, der Belege in unterschiedlichsten Farben und Formen und Systemen hat und auf der anderen Seite man selbst als Kanzlei ein System hat. Und da müssen diese ganzen Daten rein. Und das möglichst schnell, unkompliziert und fehlerfrei. Wie man dieses Problem angehen kann, welche Möglichkeiten es da aktuell gibt? Aus der technologischen Sicht aber auch aus der strategischen Sicht? Das bespreche ich heute mit Gerd Schaffer. Gerd Schaffer ist Gründer und Inhaber der Manubu GmbH und er beschäftigt sich schon seit über einem Jahrzehnt mit diesen und angrenzend Themen, wir sehen uns heute an, wie man dieses wie dieses Problem entsteht aus technologischer Sicht, was man noch alles mit berücksichtigen muss und natürlich auch Lösungsansätze, wie man das Ganze anpackt. Heute zu Gast bei mir Gerd Schaffer, Geschäftsführer, Inhaber der Manubo GmbH mit den Lösungen für Finance und Finanzfenster, dass ich rauskriege. Und ihr beschäftigt euch mit den Themen für die Steuerberater, alles, was rund um das Thema der Buchhaltung, Belegerfassung und Rechnungslegung viel viel viel vieles mehr. Wir beide kennen uns doch schon einige Jahre, bin Kunde bei euch, ihr bei mir. Also, da gibt's schon eine gute Basis auf die wir schon aufbauen. Vielleicht alle, die dich noch nicht kennen, stelle dich mal kurz vor, Gerd, bevor wir dann ins Thema einsteigen.

My Name ist Gerd Schaffer, ich bin Geschäftsführer und Gründer von Freefinance und Finanzfenster - das sind unsere zwei Plattformen für die Unternehmer und für die Berater und Steuerberater, Buchhalter etc. Wir wollen einfach die beiden Gruppen, die einander brauchen, einander wollen, zusammenarbeiten wollen auch zusammen bringen, das war unser Credo vor ja, mittlerweile vor 15 Jahren wie wir begonnen haben bei von Ausgang, kann es sein, dass jeder seine Excel Liste zu Hause führt, der gern selbst was machen möchte und am Ende des Tages, am Ende des Jahres dem Steuerberater irgendwas schickt und man dann drauf kommt: da hätten wir ja noch was tun können, sondern auch interaktiv zusammenarbeitet, so wie man es gerne möchte.

Genau, das bringt uns ja auch zum heutigen Thema, weil die man nur wo ich eine Tochtergesellschaft einer ganz anderen größeren Unternehmens der Rise, die ja auch auf ebenen Banken der Regierung viel in dem Bereich Softwarelösungen entwickelt, so was zum Thema Banken, Schnittstellen, eCard ist ein Stichwort, dass ihr habt ja da wirklich auf deiner Seite arbeitet ihr da an der Basis mit der Software, auf der anderen Seite habt ihr aber die Einblicke, was sich da im größeren Kontext tut und das ist ja ganz wichtig, weil heute geht's speziell Themen hätten wir ja viele der technologischen Seite, aber eines, was einfach immer wieder kommt in den Gesprächen, die ich führe mit dem Steuerberatern, ist einfach das Thema - alles rund um den Prozess der Belegerfassung, wie kommt der Beleg vom Menschen, vom Kunden, wie kommt, der möglichst nahtlos ideal digitalisiert, automatisiert in das System der Kanzlei und da gibt's ja viele Dinge, die da zu beachten sind, dann auch von der technologischen Seite her und heute haben wir uns einfach mal zum Anlass genommen, dass wir das ein bisschen mehr betrachten, weil es doch eben für viele ein Thema ist. Und man auch, ich glaube, kann man sagen, wann hat geglaubt, es wird sich ein bisschen schneller gelöst, als hätte ja grundsätzlich gute Bestrebungen in die richtige Richtung gegeben. Aber in der Praxis sieht halt einfach anders aus. Und wie siehst denn du das, Gerd, aus deiner Praxis, vielleicht beschreibe einfach mal grundsätzlich das Thema, mit dem sich Steuerberater, aber auch die Kunden beschäftigen, als rund ums Thema Beleg, Rechnungslegung und so weiter geht.

Ja, also es gibt in dem Bereich mehrere Aspekte zu meinen habe ich mir vor zehn Jahren gedacht. Na irgendwie wäre wohl eine digitale Rechnung, ein digitaler Beleg, der vom Lieferanten zum Kunden gelangt und zwar richtig digital, nicht PDF. PDF ist ja Hilfsmittel dahin. An richtigen digitalen strukturierten Beleg reden. Es wärmer so wie sie es jetzt ausschaut trotz aller Bestrebungen der WKO des Bundes etc., nur national in Österreich gesehen, aber international kann es ja kommen gibt auch strukturierte Verfahren, strukturierte XML-Dateien, aber ist verwendet praktisch einfach die durch einfach zu wenig, wenn dann nur im großen B2B Bereich aber die Kleinunternehmen oder bin immer jetzt Verkauf vom Billa für die Verpflegung von meiner Schulung et cetera, dann ist es ja sowieso wieder komplett entkoppelt vor dem Ganzen und meine Idee war in Wahrbehmung ja, ich bin von meiner zentralen digitalen System geben. Ja, mittlerweile glaube ich das erst, wenn Google und Facebook und Apple sagt, wir machen das jetzt, dass irgendwer einer der Backofen sagt, wir machen das jetzt weltweit dann, sonst glaube ich wird es schwierig. Jetzt hat man natürlich das Problem, dass wir in der Welt sind, wo man sein nach deiner Seite haben digitalen CD-Player erfahrenen haben wir einen digitalen Fernseher und dazwischen ein SCAT Kabel, der mir das Ganze analog auf die digital macht, jedesmal ist es unsere Papierrechnung zum Steuerberater, also die Papierrechnung es ist SCAT-Kabel. Der eine hat IT System, der andere Therapiesystem und wir veranalologisieren, digitalisieren das ganze wieder. Hat leider drum nicht drumrum, des weil sie noch hier jetzt dabei und werden auch den ganzen OCR Prozess in den Kassenbelegeingabe-Prozess unterstützen. Wir, in unseren Softwareprodukten gibt's jetzt schon Bank Datenimport von der Bank direkt über die psd2- Schnittstelle, also nicht mehr CSV oder Multi Bank Standard Vollmachten jeden komplizierten ja, ich würde nen Lauf der mal da hinlegen. Muss Umzug Ersatz Steuerberater Zugriff, z.b. Auf die Bank zu kriegen, sondern direkt über PSD2 Kontoinhaber gibt das ganze mit dem Smartphone frei und der Berater kann drauf zugreifen, z.B. Im System bei uns gibt's die Themen direkt in Freefinance oder in Finanzfenster, Finanzfenster ist der Beraterportal dazu, dass mir ganz einfach sagt ok, ich habe Automatisierung, ich kriege meine Transaktionen, ich automatisiere mir die durch. Wir selbst brauchen für unsere Buchhaltung im Monat zwei Stunden gesamt, weißt du verarschen draußen. Das ist jetzt nicht was bei dir, das hat selber verwenden und deswegen kennen wir sondern das ist alles Standard, das ist das Tool, dass wir verwenden sowieso jeder User von und jeder Unternehmer verwenden kann. Wir schreiben drüber unsere Rechnungen, schicken diese unseren Kunden. Wir brauchen keine Registrierkasse, aber das wäre auch vorhanden, das hat den jemand das hätte alles in der Buchhaltung inkludiert und eine Eingangsrechnung Seite was man das einfach das Thema digitalisieren in System hochgeladen, dann OCR Prozess drüberlaufen lassen, der möglichst viel erkennt, das ist ja unser analog digital Welt, da geht mitunter etwas verschüttet, weil heute auch netter schönes Foto holt, oder weil ja das ein oder andere vielleicht da nicht ganz so gut ist, aber im Prinzip kriege ich möglichst viele Informationen her und kann dann wieder weiter automatisieren. Und der User also wirklich der Unternehmer selber ist, das ist zugleich der Inputgeber vom Dokument und dann das Kontrollorgan, ob das jetzt soweit passt, wenn es vielleicht davon auch bucht das ganze und jetzt deinen Fluss noch fertig zum Workflow zum Steuerberater. Das alles passiert in unserem System, das auch der Unternehmer sagt ja, dass es die Buchung bestimmt so oder teilt es vielleicht auf in zwei drei Bereiche. Wenn jetzt am Mittwoch rechnen ob als Klassiker dann macht er das gleiche fertige Buchung mit mehreren Buchungszeilen sonst Rückbuchungen und dann am Ende des Tages übernimmt der Steuerberater alles, was er möchte, direkt in sein System.

Wir wollen jetzt einige Begriffe, Prozesse, ineinander verschachtelt, wir beide sind jagende Hasen, eh in der Thematik, das ist ja für uns quasi dann schon vieles vieles klar. Vielleicht ich möchte einfach für mich auch ein bisschen heraus dröseln den Prozess oder die Probleme, die da vielleicht noch nicht soweit sind. Können wir kurz wieder mit einer Steuerberater gesprochen, der hat einfach den Wunsch auch geäußert oder Mehrwert von einer Seite, es gibt da draußen ja, viele unterschiedlichste Lösungen, die das Thema Belegerfassung, Buchhaltung auf unterschiedliche Arten und Weisen lösen. Grundsätzlich hier kein schlechter Ansatz, es gibt Tool, Belegerfassung Chuck, Steuerberater und und off we go. Jetzt wissen wir aber, dass das ja noch nicht so wirklich weiß Schluss ist, aber das Problem entsteht ja, es wird vielleicht der Beleg irgendwie erfasst, aber der Kunde hat's Problem gelöst für sich, aber dann landet es in irgendeiner Form und meisten dich nicht in der optimalen Steuerberater, der dann wieder hergehen muss, vielleicht sogar mehr auf wann hat, werden dann einzeln die digitale Belege durchschauen muss, die alle anders vielleicht strukturiert sind und sich dann erst recht wieder darum bemühen muss, diese Daten in das System der Kanzlei rein zu kriegen. Jetzt habe ich dann doch vielleicht das Problem als Steuerberater, ich habe fünf Mandanten nehmen das Tool, die anderen zehn nehmen das und wieder sieben nehmen das. Warum gibt's da keine einheitliche Lösung oder was wäre hier die Lösung für einen Steuerberater, der sagt, ich hätte gern was, damit das nicht mehr ein Problem ist für mich. Das ist dein Zugang.

Also zu meiner gibt's natürlich immer viele Fische im Meer. Und sie schwimmen und die haben auch parallel ihre Existenzberechtigung und jeder hat zu meiner anderen seine Spezialität, Wahrheit sagt, ok, dass oder das wäre für mich jetzt bitte wann. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die blöse nehme es mal Fotografiererei oder oder Digitalisierung des Dokuments und übermitteln an den Berater auf dem wieder so auf der anderen Seite viel Aufwand verursacht, weil ist entweder die Qualität nicht ganz okay oder weiß ich nicht genau, was ist jetzt wirklich gebucht. Waren da private Dinge dabei oder nicht ist bei den kleinen, die vermissen dir auch den ein oder anderen Einkauf. Gibt es.. Du natürlich nicht.

Ja, bei mir es läuft. Ja, alles. Kein Problem.

Es gibt einfach viele Themen, wo man einfach nicht weiß. Ok, wie schaut es dann aus. Dann gibt's erst wieder die große Nachfragen, Cascade hinten auffordern der Berater den Unternehmen noch. Musst es vielleicht gerade nicht erreichbar und alles hinterjegen. Deswegen haben wir das eben nicht so bei uns vor oder etablieren das nicht so, sndern sagen der Unternehmer schließt quasi ab und der Berater kontrolliert, damit kriege ich auch so viel bessere Parallelisierung herbei. Und das ist, dass der Berater kontrolliert und unterstützt seine Schäfchen und schaut, dass das alles richtig ist in der Tiefe, die die beiden sich ausmachen, die kann sich auch im Laufe der Zeit ändern, weil er halt sag doch jetzt keine mehr aus. Jetzt mache ich das ein oder andere mehr und die Unterstützung des Beraters, aber wenn ich möchte auf einen Beleg, ich kann zu einem Belege den Berater fragen und der kann mit dann direkt beim Beleg wieder anklicken und schauen soll ja heute richtig macht oder nicht. Also nicht nur dieses dezentrale: der eine macht sowas und der andere Krieg das über Zaun geschmissen und wird schon stimmen, sondern ich kann dich inductive zusammen und dann lernen auch beide Seiten voneinander. Der eine lernt, was versteht er denn seinen Kunden überhaupt. Du kannst dem andere eine andere Sache sagen. Er sagt, was mach du das bitte künftig anders, das ist viel gescheiter für dich und der Kunde lernt, da der andere Information zum Thema Buchhaltung und warum haben wir das heute überhaupt noch, das betrifft wiederum das Thema, aber du vielleicht erstmal Fachberater unterstützt, aber der Unternehmer, wenn dann nur mit der Schuhschachtel kommt, dann weiß der eigentlich oft einfach nicht, wie geht's ihm denn wirklich was möchten die, wo stehe ich überhaupt, wie schaut aus ich der Bankkontostand, der ist okay, wenn man im Auge hat, aber nicht das einzige Wasser im Auge haben sollte.

Ja, zu dem Thema habe ich schon mit zwei Jochen Schabus vom Finanz F.R.A.N.Z. ein Interview geführt. Also das sind wichtige Dinge natürlich irgendwo die Idee, als Unternehmer hätte man gern diese leidvolle Themen abgeschoben, aber hier ist es doch auch aus eigener Erfahrung habe ich gelernt wichtig, sich trotzdem mit diesem langweiligen kaufmännischen Themen zu beschäftigen, weil sie trotzdem einfach dir wichtig in der Karte des Unternehmens sind, wer also ohne klagen über die eigene Zahl und die Entwicklung und Management bei Bank Account ist einfach mal schneller Schuss, als es losgeht. Und da stelle ich mir komplett zu oder ich habe Link zum Video auch in der Beschreibung hier mit dem anderen Interviewpartner. Der hat was Wichtiges gesagt, ob ich fasse auch aus der Perspektive zusammen, also eben es gibt viele verschiedenste Möglichkeiten, wie man das Thema Belegerfassung angeht. Der Wunsch ganz klar: das wäre ich nehme jetzt da, keine Ahnung, irgendeinen Zettel, das ist jetzt mein Beleg, Foto ab und der Wunsch Idealwelt ist in dem Moment landet es perfekt aufbereitet maschinell verarbeitet im System der Kanzlei mit den richtigen Positionen, Zuordnungen, Steuersätzen und alles. Ja, das ist der Wunsch, aber du sagst mir jetzt eben - das gibt einfach nicht. Oder es ist auch technisch dir vom nicht möglich außer ist würden vielleicht die Big Player da mal richtig einen Baum setzen, um eine Notwendigkeit zu erzeugen, wo dann jeder mitzieht. Weil wir haben schon gesagt, das Thema XML Rechnung, E-Rechnung technologisch ist ja das alles schon da. Verwendet oder ich glaube seit wie viel, zehn Jahren zirka, länger?

In Österreich schon länger, aber seit dem Punkt ist das Pflicht. Alle Rechnungen bei ihm einzureichen hat seinen Post gekriegt, aber der war dann eigentlich auch schon wieder vorbei, also viele Systeme, die bei uns in Österreich sind in der Verwendung können das alles. Können natürlich auch einstellen und so weiter. Aber..

... Es verwendet keiner.

Es verwenden nur die, die es müssen, weil hat wirklich den Großkonzernen, die das nur so angemeldet haben wollen oder irgend sowas wieder buchen. Aber untereinander ausgetauscht wird. Der ganze Digitalprozess und deswegen.

Also möglich ist es schon seit Jahren, aber es funktioniert hat dann, wenn es jeder macht und da das nicht der Fall ist und es nicht abzusehen ist, dass das ist jetzt sich bald ändert wird einfach notwendig sein auf Zwischenschritte oder Alternativlösungen zuzugreifen, wo wir dann eben unweigerlich beim Thema OCR landen und immer wenn man dann OCR sagt, habe ich die Erfahrung gemacht bei den Steuerberatern, das ist sein so ein Gemischtgefühl, wenn die drei Buchstaben hört. Vielleicht gäbe da ein bisschen mehr rein ins Thema OCR, weil du hast ja selbst gesagt, eigentlich habt ihr ja zu Beginn die Finger davon gelassen aufgrund genau dieser Problematik. Ich gehe jetzt her digital analog digital, also entstehen ja auch um Behandlungsfehler und Umwandlung Schwierigkeiten. Vielleicht beschreib mal kurz die Grundidee von OCR, warum es ein notwendiger Schritt geworden ist und wie ihr das Thema OCR gewählt, viele Anbieter haben sich da schon versucht und viele Prognosen und Versprechungen abgegeben, aber die hundertprozentige Präzision und Umsetzung gibt's ja noch nicht und so wie's aussieht auch noch nicht morgen.

Ja, also, da gibt's auch wieder Aspekte davon, dass eine ist, wenn jemand sagt, bei uns geht 100% alles gut. Wir sind deswegen kann man nicht so ganz glauben und nicht ganz trauen. Wie viel Technologie ich sag mein gewisser Bereich Technologieführer mit unserem Mutterkonzern der Rise, es gibt ein Drittel aller Deutschen ist auf der EPak. Das ist elektronische Patientenakte. The Rise in Deutschland, das macht es jetzt Security Technologie alles drum und dran sindd mal da, wo in Deutschland nur zwei drei Konkurrenten überhaupt auf der Ebene sind. Und der macht jetzt realistisch sehen kann man sagen. Ja, man kriegt einen eine gewisse gute größere Wahrscheinlichkeit mit OCR raus, aber OCR muss mir jetzt eine Stufe weiter fassen OCR ist etwas das ist ja nur das Auslesen der Daten als Text. Das interessante kommt dann danach. Das ist das Machine Learning, wie ich dann wirklich sehr gerne die Modelle habe und sag: wie erkenne ich jetzt die einzelnen Werte strukturiert? Welches Datum ist jetzt mein Datum, mein Rechnungsdatum? Warst du schon das ist Ehrlichkeit davon bestimmt Belege habe an Steuersätze oder kriege ich auch noch sonstige Informationen dazu wie eine IBAN etc? Ah, das möchte das ja auch bezahlt haben und ich dann vielleicht auch im System gleich in den Zahlungsvorschlag dazu anbieten kann und zeichne Stelle direkt an den Lieferanten zum Beispiel überweisen kann. Das ist genau unser Werk wird in dir auch sein anbieten werden in den nächsten Monaten, wenn wir hierzu sind durch sind einfach sagen, dann ist der gesamte Workflow und die Problematik in der Machine learning oder OCR, weil ist ganz einfach jede Rechnung irgendwie anders ausschaut. Und der zweite Punkt ist dann ist irgendwas vielleicht ein bisschen schief oder irgendwas nicht so ganz gerade, dann ist er Pillsbury, dann ist es mehrere Seiten sind. Das alles Probleme, die sind gelöst. Alles einzeln ist Probleme, aber insgesamt ist es sehr komplexe stellt ist mein Einzelproblemen lösen kann und zusammen stoppeln kann. Und ja, diese und hier einen hundertprozentigen verlässlichen Zugang zu haben, das geht einfach nicht immer, aber gewissen hohen Prozentsatz schafft dann dann heute mal verdient. Kann man sagen, OK, der Benutzer kontrolliert das ganze und wenn ich dann das dahinterliegende System auch dazu habe, dass mir dann auch mit lernt, nicht arbeitet mit mir und ich nicht jeden eins Rechnungsbeleg neu für mich ist und das System das mit lernt und checkt, da habe ich schon und dann kann ich schon und da habe ich Vorlagen und dann wird auch Internet Kontrollen, dann wird auch da wiederum vom System her nicht nur vom OCR machine learning dann auch kommen vom dahinter liegenden System hervor geholfen und will auch schon jetzt gegeben, dass man nicht gar zu blöde Sachen sucht Sie vielleicht halt aufgrund eines gefallenen IBAN-Nummern, dabei man das Wort für anderes weißt du das.

Ich glaube ich das wichtig ist es zu erfassen ist Komplexität des Problems mit mit der Verständnis OCR, genau. Und das eine oder mit dem die Notwendigkeit der Kontrolle, der Supervision. Das ist auch der Trend Buchhaltung hingehen in der Basis auf der einen Seite wird man das Buch aus der immer mehr zum IT Spezialisten auf Downloadseiten Digitalisierung beschleunigt die Buchungsprozesse, es braucht aber das Kontroll- und Supervisionsorgan. Und was jetzt natürlich in dem Ansatz spannendes ist, dass man einfach die die wieder einen maßgeblichen Teil oder vielleicht komplett die Kontrollfunktion und Supervision auf den Erzeuger überträgt. Und sagt, ich weiß es am besten wahrscheinlich, was diese Rechnung bedeutet, in welchen Kontext die steht und wenn mich jetzt OCR Machine Learning dabei unterstützt 95% des Weges zu gehen und die letzten 5% dann vielleicht noch mal als Mensch kontextbezogen zu erfassen - das ist dann schon eine sehr starke Gewinn, weil die Sicht des Steuerberaters wiederum perfekte Welt hat er ja dann dieses Ergebnis, dass die Daten in seiner maschinell zu verarbeiteten Reinform bei mir Leitner Steuerberater sofort vom System weiter verarbeitet werden können und dann habe ich diesen leidvollen Thema der Workflow in der Belegerfassung endlich mal den ja den Kopf abgeschlagen und und dann geht's weiter. Ja, Theme gibt ja viele, die man dann lösen kann, aber das ist trotzdem eines, diese Schnittstelle, Kunde, Kanzlei ist ja einfach immer wieder ein Thema, weil natürlich jeder andere Herausforderungen, Anforderungen und so weiter hat. Was das betrifft, ja?

Genau gesagt, wir sehen uns jetzt wirklich genau als diesen klassischen Missing Link zwischen dem Klienten und dem Berater. Mit unserem Portalen hat man individuell für jeden Klienten die Möglichkeit einfach zu sagen, die teilen wir so auf. Ich kann es machen, dass ich sage, okay, ich übernehme für dich auch alles, was du quasi hochlädst am System und dann per OCR wird und dann sage ich okay passt bei diese kann dann zu dem Ding noch Fragen stellen stimmt das wirklich oder war es der Privatanteil etc.? Also ich kann sie in die Richtung machen. In den meisten Fällen ist es so: man beginnt dann mal gemeinsam, vielleicht kommt dann Stück für Stück hin, dass dann der Berater im Monat 3 FA kontrolliert und den halben Jahr dann ist der Berater wirklich beratet da und und und den Klassiker, den ich immer sehe, ist für die ganzen kleinen der Freibetrag investierte Gewinne. Des nützt mir nichts, wenn ich am Ende des Jahres mit der Schuhschachtel dastehe und sag lieber Berater so schauts aus und so Mahatma hätte da die Ware bringt nichts zum Schluss, sondern einfach aktiv früher mit einem Klick, ok so schauts aus, du hast du eine Investitionen oder wollen wir doch nicht vielleicht doch eher bei Anleihen letzten Chancen damit machen hier durchkommen, Liquidität natürlich auch ein Thema, das muss ich kaufen, aber ich kann aktiv drüber nachdenken, was ich tun kann. Ich kann in der Schuhschachtel und das kann ich auch nicht, wenn ich im Quartal oder sonst irgendwie die Daten irgendwie rüberschieben sondern wirklich dieses gemeinsame. Und gemeinsam beginnt ja schon da: ich schreibe meine Rechnung. Das ist der Beginn der Buchhaltung in Wahrheit aber es noch nicht so heißt und wenn die Rechnung bezahlt ist oder wenn die Rechnungen verbucht ist die Buchhaltung eigentlich von dem Bereich schon erledigt. Und ich habe das Tag genau wie kann man Vorkasse machen mit den habe ich den noch offene etc., ich weiß sie einfach viel mehr, wenn ich einen Sol-System verwende und mein Berater weiß das auch. Und es ist die ganze Kombination daraus.

Das ist, glaube ich, ganz wichtig, weil auch jetzt erst aus dem Aspekt, die Kunde, das Unternehmen tut man sicher schwer auf damit bei unter beim Steuerberater zu sehen, was macht der, was ist der Nutzen, was ist der Wert? Das ist ja auch durch die fortschreitende Digitalisierung wird es ja auch immer schwieriger für einen Steuerberater seine tatsächliche Leistung zu demonstrieren, weil das Sicht von außen Pseudolinks, ja? Der drückt ja quasi nur den Knopf, das ist auch das was Steuerberater und Fotografen sich anhören müssen, weil das ist ja nicht so schwer, Knopf drücken, das Foto Größe 5000, what ever, das auch im Hintergrund natürlich mehr abläuft. In der Form vom Wissen und was auch noch notwendig ist, was anderes, aber das ist aber du sagst doch was ist ja genau das Wesentliche. Wenn mich ein Steuerberater so mich ja der soll ja nicht ausfüllen mit der Hilfe fürs Finanzamt sein, sondern soll mir auf Basis meiner Informationen, in dem Fall die betriebswirtschaftlichen Zahl die Unterstützung bei den besseren Entscheidungen gibt und und damit ich überhaupt dahin komme zum Beispiel Ausnutzung von Freibeträgen, mögliche Investitionen, Anschaffungen, also wirklich, dass wir ja dann in der Steuerplanung, der Blick nach vorne, brauche ich aber trotzdem die Präsentation, die Daten, was ist jetzt und nicht dann im Dezember herkommen mit den Belegen der letzten 12 Monate und zu sagen hurra, sondern je aktueller und und frischer die Informationen sind, desto mehr habe ich auch Handlung. Und das ist ja dann genau die Philosophie, die ihr folgt, bei euch Freefinance hört ja nicht auf bei dem Thema der Beleg Geschichte. Das ist ja wirklich nur ein Aspekt, sondern ihr habt ja alles drinnen von angefangen von Diäten, Reisezeiten, Kundenverzeichnis, Rechnungslegung, Anlageverzeichnis, Registrierkasse, sicher 17 Dinge vergessen, die noch da drinnen sind, aber das ist ja genau diese All-in-One Sweet, die ich aber brauche als Unternehmer, egal welche Größe, um überhaupt mal mit allen Informationen und Dingen arbeiten zu können, die die mich als Unternehmer beschäftigt, das hilft mir nicht, wenn der Tool x macht die Eingangsbelege und Tool Y, mit der mache ich die Rechnungen und Tool Z macht für mich mein Handbuch des Jahres ja nicht optimal gelöst. Da muss man so.

In der Videorecorder Zeit war das so? Ich sage mal es geht ja noch auch, noch einen Schritt weiter. In der heutigen Welt, vor allem Post Covid (ich bin jetzt optimistisch, dass mal Post Covid ist, sondern keinen schon), hat sich im letzten Jahr einfach auch gezeigt, dass einfach viele auch online gewechselt sind. Das heißt Webshops sindd herausgesprudelt, weil heute einfach das die einzige Möglichkeit war, wie man seine Waren anbringt. Es gibt übrigens auch seit 1. Juli das neue Versandhandelsgesetz, mit all den Themen. Da kommt nur wieder zum Punkt: kann das meine Software überhaupt, ist es upgedatet, geht es alles? Ja, natürlich mit online Cloud Software and tut man sich leichter, weil da habe ich einfach immer so mit unserer auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung oder Technik, aber was ich eigentlich sagen wollte ist: jetzt habe ich ein Webshop, super, jetzt kriege dort die Bestellungen, das ist auch alles Geld, dann kaufe ich mir dann noch das ein oder andere, für Kinder so damit irgendwie was machen kann. Dann habe ich wieder eine Insellösung und mit gewissen dezentralen Buchhaltungssystemen immer den Arsch wäre, deswegen haben wir auch hier die Integration z.b. von dem klassischen Webshops, wie Shopify, Woocommerce, wo ich ganz einfach in Webshop direkt anbinden kann ein System, ich krieg dort die Ausgangsrechnungen oder Rechnung eines Rechnungslegung rein, verbuche das Ganze. Ich bin Stripe, PayPal oder eben ein Bank an meine Bank kriegt die Zahlungen rein. Hab alles in einem System vielleicht beschädigt auch gleich die Lieferscheine drüber schicke alles raus man, die die vielleicht fällt bezahlt haben und hat so zusammen hier wieder alles integriert ist der Webshop ist ein Satellit, der arbeitet mir in der Buchhaltung direkt wieder zu und ich brauche nicht alles eingeben. Es sind einfach die Möglichkeiten, die man mit Software-Service ein System hat, einfach größer und besser und die Fehleranfälligkeit reduziert sie auch wieder in dem Bereich.

Ja so tut sich viel. Und im Endeffekt ja, um zur Eingangsfrage auch zurückzukehren, überspringen und mich wenn ich mit dem Steuerberater bespreche, wie löse ich das, wenn die Kunden zu mir mit unterschiedlichen Systemen zu mir kommen, wie kann ich das am besten lösen? Meine Antwort ist ganz einfach, das ist vielmehr eine strategische Frage, als eine technologische. Die strategische Antwort lautet: den Kunden den Weg vorzugeben und auch zu argumentieren zu können, warum es einfach besser ist, sich auf einen Workflow, ein System zu konzentrieren, anstatt jetzt da überall Individuallösungen zu machen und die erfolgreichen Kanzleien, mit denen ich zusammen arbeite, die haben auch Tassekarten setzen das auch genauso um und eben Finanzfenster/Freefinance ist einfach da eine Lösung, wo man sagt eben: ich hoffe, das ist klar rausgekommen. Finanzfenster ist quasi die Seite des Portals für die Kanzlei der Steuerberater, damit man dann arbeitet. Und Freefinance ist quasi das Tool für den Unternehmer, den Mandant und gemeinsam können die dann dran arbeiten und ich denke das ist rausgekommen. Aber hier braucht man einfach eine Lösung, die über den Tellerrand blickt nicht das ist das Problem isoliert betrachtet, sondern einfach die ganzen Aspekte mitnimmt und dann wird das auch mit der technologischen Schnittstellthematik weniger zum Thema und bereitet einem dann weniger Kopfzerbrechen mehr, da gibt es einen klaren Ablauf, Workflow, Automatisierungen, die Möglichkeiten über die haben wir heute gesprochen, um das auch umzusetzen für sich, seine Kunden und seine Kanzlei. Das macht Sinn. Abschließend vielleicht noch, wenn man jetzt mit euch arbeiten möchte sich denkt ok, aus Kanzlei das ist spannend, da möchte ich mehr drüber erfahren. Gerd, wie kommt man am besten zu Dir zu euch, zum Finanzfenster?

Das einfachste ist www.finanzfenster.at, dort kurz Gespräch vereinbaren und dann Video von ihnen, die von ihnen, wir schauen und diskutieren die Punkte durch, die es einfach bei uns gibt. Von der Portal Integration über psd 2 Klicke und Kollege für alle bestehenden Kunden, die überhaupt in dem System des Buchhalters oder oder Schreiberei arbeiten und dann auch die Bankanbindung direkt hinzukriegen oder sonstige Erweiterungen, die eigenen Kunden, die interessiert sind selbst, was zu machen drauf zu kriegen, aber jederzeit gerne. Wir melden uns zum Termin aus und diskutieren durch und zeigen alles her. Unter Zugang ich biete oder die Kollegen bieten keine Präsentation runter, sondern wir gehen auf die Fragen ein und beantworten einfach und zeigen dann auch gleich. Er ist viel besser als in PowerPoint, kann jeder.

Und ich war schon das ein oder andere mal mit involviert in den Prozess, also das kann ich bestätigen, vor allem, der verfolgt ganz stark die Mentalität, Probleme sind hier um sie zu lösen. Und wenn es irgendwelche Herausforderungen gibt, in sämtlichen Fragen der technischen Entwicklung und Schnittstellthematik, ihr filtert Lösungen und gestaltet da auf jeden Fall das ist glaube ich auch ganz wichtig, weil so wie wir heute besprochen haben. Die Welt bleibt nicht stehen. Es kann man neue Herausforderungen, Entwicklungen. Es ist eine rasante Geschwindigkeit, die hier auch durch Covid einen extremen, eine extreme Beschleunigung erfahren hat, dass das ist jetzt nicht wegzudiskutieren und die nähere Auswahl gibt es sich zu stellen und deswegen sind wir hier und deswegen machen das, was wir tun. Danke dir, Gerd, für deine Zeit. Infos, Kontaktdaten zu dir, zu deiner Firma wird es natürlich in der Beschreibung von diesem Video geben. Und ansonsten bleibt mir nicht mehr anders zu sagen, als sagen vielen Dank und Ciao.

Danke, Sebastian. Ciao.

Jetzt haben wir gesehen: Wege sind viele und dass die Lösung sich vielmehr in der strategischen Entscheidungen befindet, als in der technologischen Umsetzbarkeit, das ist leider, die Ironie das technologische alles bereits da wäre aber wenn es nicht so in der Form genutzt wird, von allen kann dieses Potenzial sich nicht vollen Fasel entfesseln lasse ich drinnen, das sind die Themen, mit denen sich Steuerberater, moderne Steuerberater beschäftigen: digitale Transformation, Leadership, Strategie, Marketing und Technologie. Und das alles im Wechselspiel untereinander, miteinander, dass man da leicht den Überblick verlieren nicht weiß, wo soll man jetzt am besten ansetzen, das ist ganz klar und deswegen gibt's mein Unternehmen Firestorm Digital. Wir begleiten Steuerberater im digitalen Wandel und unterstützen bei genau diesen Fragen mit strategischen Einblicken, technologischen Unterstützungen und begleiten einfach auf dieser gesamten Reise. Je nachdem, wo die Kanzlei steht und wo sie hin möchte. Jetzt möchte man vielleicht wissen, wie kann ich unterstützen, ich habe meinen Themen, das finden wir am besten raus, indem wir uns einmal zusammensetzen, gern auch virtuell und einfach mal darüber sprechen: was ist der Status Quo, wohin soll die Reise gehen? Dazu lade ich ein, mit mir ein Gespräch zu vereinbaren. Wie geht das am besten? Link gibt's hier oben oder in der Beschreibung für ein unverbindliches Gespräch. Mich wird es freuen, denn wofür ich brenne ist die Steuerberater, die Sparringspartner vom Unternehmen dabei zu unterstützen, den digitalen Wandel zu meistern und zu gestalten. In diesem Sinne freut mich, wenn du auch beim nächsten Mal wieder dabei bist. Bis dann.

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